Rechtliche Aspekte der digitalen Personalakte

Die moderne Personalverwaltung profitiert erheblich von der digitalen Personalakte, die als bedeutsames Werkzeug dient. Sie gewährleistet eine effiziente, sichere und transparente Verwaltung von Mitarbeiterinformationen, Dokumenten und Abläufen. Neben den Vorteilen für die Personalabteilung ermöglicht die digitale HR-Akte den Mitarbeitenden jederzeit Zugriff auf ihre eigenen Daten und die eigenständige Aktualisierung derselben.

Allerdings geht es bei der digitalen Personalakte nicht nur um Effizienz, sondern auch um die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Die Konformität mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie anderer relevanter Gesetze und Vorschriften ist von großer Bedeutung. Hierzu gehören:

  • Die Beachtung von Fristen zur Aufbewahrung und Löschung personenbezogener Daten.
  • Die Gewährleistung von Datenschutz und Datensicherheit mittels technischer und organisatorischer Maßnahmen.
  • Das Einholen der Zustimmung der Mitarbeiter zur Verarbeitung ihrer Daten.
  • Die Informierung der Mitarbeiter über ihre Rechte, wie Auskunftsrecht, Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit.
  • Die Berücksichtigung der Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei der Einführung und Nutzung der digitalen HR-Akte.

Die digitale Personalakte stellt somit nicht nur eine nützliche Lösung für die Personalabteilung dar, sondern ist auch rechtlich relevant. Unternehmen sollten deshalb auf spezialisierte Softwarelösungen setzen, die eigens für die digitale Personalakte entwickelt wurden, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. Solche Lösungen bieten nicht nur die erforderlichen Funktionen und Sicherheitsstandards, sondern gewährleisten auch eine rechtssichere Dokumentation und Archivierung der Daten. Dadurch können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten einsparen, sondern auch das Vertrauen ihrer Mitarbeiter stärken und ihr Image als attraktiver Arbeitgeber fördern.

Wie sieht es in Ihre Unternehmen hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben aus, wenn es um persönliche Daten von Mitarbeitenden geht?

Gerne gehen wir mit Ihnen hierzu ins Gespräch, kommen Sie auf uns zu!

Employee Lifecycle – Teil 2: Recruiting

Effektives Recruiting  – Herausforderungen und Lösungen durch HR IT Systeme und AI

In der heutigen Geschäftswelt ist das Recruiting innerhalb des Employee Lifecycles eine Schlüsselaufgabe für Unternehmen. Die richtigen Talente zu finden und sie langfristig an das Unternehmen zu binden, erfordert kontinuierliche Anpassungen. In diesem Beitrag erfahren Sie etwas zu den Herausforderungen, denen Unternehmen auf diesem Weg begegnen, und wie moderne HR IT Systeme helfen können, diese zu bewältigen und künstliche Intelligenz (KI) / Artificial Intelligence (AI) dabei unterstützen können.

Was sollte ein HR IT System im Recruiting leisten können? 

Die Suche nach qualifizierten Kandidaten und die Bewertung ihrer Fähigkeiten sind zeitaufwändige Aufgaben. Ein HR IT System kann hier unterstützen und bietet im Recruitingprozess zahlreiche Vorteile. Es ermöglicht eine effiziente Bewerberverwaltung, automatisiert Aufgaben wie Kommunikation und Terminplanung, unterstützt die Bewerberanalyse und das Matching, liefert umfassendes Reporting und Analytics, verbessert die Candidate Experience und gewährleistet Compliance und Datenschutz. Dadurch können Unternehmen den Recruiting-Prozess optimieren, effektiver arbeiten und eine positive Erfahrung für Bewerber schaffen.

Was sollte bezüglich einer positiven Candidate Experience alles beachtet werden?

Hierzu einige wichtige Punkte:

  • Klarheit und Transparenz:
    Geben Sie alle relevanten Informationen in der Stellenausschreibung an.
  • Reibungsloser Bewerbungsprozess:
    Vereinfachen Sie den Prozess und bieten Sie eine benutzerfreundliche Online-Bewerbungsmöglichkeit an.
  • Zeigen Sie Wertschätzung:
    Geben Sie zeitnah Rückmeldung und zeigen Sie Dankbarkeit für die Bewerbung.
  • Klare Zeitrahmen:
    Kommunizieren Sie klare Rückmeldefristen und halten Sie diese ein.
  • Professionelles und respektvolles Auftreten:
    Behandeln Sie alle Bewerber mit Respekt und Professionalität.
  • Transparenter Auswahlprozess:
    Erklären Sie den Bewerbern den Ablauf und die verschiedenen Stufen des Auswahlprozesses.
  • Feedback geben:
    Bieten Sie Bewerbern, die ausgeschieden sind, konstruktives Feedback an.
  • Offene Kommunikation:
    Seien Sie offen für Fragen und schaffen Sie eine vertrauensvolle Atmosphäre.
Wie und wobei kann AI im Recruiting unterstützen? 
  • Effiziente Kandidatensuche:
    AI-basierte Systeme können große Mengen an Bewerbungen analysieren und relevante Kandidaten schneller identifizieren. Dies spart Zeit und Ressourcen für das HR-Team.
    Aber vielleicht befindet sich bereits das passende Talent in ihrem Unternehmen? Zur Identifizierung dieser Talente kann z. B. eine HR IT Lösung in Verbindung mit einem Kompetenzmanagement unterstützen.
  • Objektive Bewertung:
    AI kann Bewerberprofile anhand vordefinierter Kriterien objektiv bewerten, um eine faire Auswahl zu gewährleisten und menschliche Vorurteile zu reduzieren.
  • Kandidaten-Matching:
    Durch den Einsatz von AI können Kandidatenprofile automatisch mit Anforderungen von Stellenanzeigen abgeglichen werden, um eine genauere Übereinstimmung zu erzielen.
  • Verbesserte Datenanalyse:
    AI kann große Mengen an Daten analysieren, um Muster und Trends im Recruiting-Prozess zu erkennen und bessere strategische Entscheidungen zu treffen.

Moderne HR IT Systeme spielen eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung dieser Herausforderungen im Recruiting-Prozess. Sie automatisieren zeitaufwändige Aufgaben, verbessern die Effizienz, ermöglichen datenbasierte Entscheidungen und ermöglichen eine positive Candidate Experience.

Erfahren Sie im nächsten Beitrag, wie wichtig es ist, neue Mitarbeitende durch einen perfekt aufgesetzten Onboarding Prozess einen erfolgreichen Start im Unternehmen zu gewährleisten.

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf und kommen wir ins Gespräch!

Einsatz und Nutzen von Case Management Systemen in der Personalwirtschaft

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Individuelle Emailanfragen an HR – muss das sein?

Anfragen an die HR Abteilung lassen sich durch ein digitalisiertes Case Management System um mehr als 75% nachhaltig reduzieren. Als HR-Manager haben Sie täglich mit einer Vielzahl von Anfragen und Problemen seitens ihrer Mitarbeitern zu tun. Eine manuelle Bearbeitung bindet unnötig Ressourcen und erlaubt kaum Weiterentwicklung der Organisationseffizienz.

Gibt es eine elegante Lösung?

Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf Case Management Tools für einen schnellen, übersichtlichen und personenunabhängigen Service. Ein Case Management System ist eine webbasierte Software, welche Anfragen von Mitarbeitern über ein zentrales Service-Portal koordiniert und systematisiert. Jede Anfrage wird in Echtzeit erfasst und einem Personenkreis zugewiesen, um einen geordneten Bearbeitungsprozess zu ermöglichen. Dies ermöglicht einen schnellen, kontrollierten und für alle Beteiligten transparenten Service. Dadurch erhöht sich auch erheblich die Mitarbeiterzufriedenheit.

Was kann eine Wissensdatenbank?

Die meisten Case Management Systeme sind außerdem an eine Wissensdatenbank angebunden. Hier werden alle HR-Informationen gesammelt und für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht. Ein solches Wissensmanagement wird schnell zu einer drastischen Reduktion von Anfragen führen. Es ermöglicht den HR-Mitarbeitern, häufig gestellte Fragen zu vermeiden, indem sie den Mitarbeitern einen Selbstbedienungsansatz bieten. Dies wiederum entlastet das HR-Team und ermöglicht es ihnen, sich auf strategischere Aufgaben und die Lösung komplexerer Probleme zu konzentrieren.

Darüber hinaus kann eine Knowledge Base im HR Management auch als Kommunikations- und Kollaborationsplattform dienen. Mitarbeiter können direktes Feedback geben, Fragen stellen oder Vorschläge machen, was weiter zu einem stärkeren Engagement und einer positiven Unternehmenskultur beiträgt.

Erfahrungen zahlreicher HR-Experten zeigen, dass der Einsatz von Case Management Systemen einen durchweg positiven Einfluss auf die Arbeitsprozesse hat und Kosten einspart.

Die Vorteile auf einen Blick

  • keine Emails mehr in verschiedenen Postfächern, die ohne Verknüpfung zu einem Fall oder Mitarbeiter im Postfach liegen
  • steter und teils automatischer Aufbau von Wissensdatenbanken und Automatisierung von Anfragen
  • Vermeidung von Nadelöhren oder persönlicher Präferenzen bei den Bearbeitern
  • Informationen organisiert und für den Mitarbeiter leicht zugänglich
  • Automatisierte Analyse der Effizienz und Themenbereiche erlauben proaktive und präventive Maßnahmen

Wie kann es weitergehen?

Inzwischen sind HR Case Management Tools zu einem integralen Bestandteil moderner HR-Lösungen geworden. Unternehmen, welche die Vorteile einer solchen Software nutzen, werden auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben und ihr volles Potential ausschöpfen. Viele HR IT-Tools können aber auch zu unnötiger Komplexität führen, daher sind integrierte Systeme eine elegante Lösung. Wir helfen Ihnen!

Möchten Sie mehr erfahren? Mit uns als Partner können Sie persönlich und maßgeschneidert Lösungen finden und einfach implementieren. Wir begleiten Sie bei jedem Schritt von der Erfassung der Kriterien über die Auswahl geeigneter Software bis hin zur vollständigen Implementierung mit Projektmanagement und Mitarbeiterschulung und richten uns dabei ganz nach Ihren Bedürfnissen.

 

Fit für die Arbeitswelt der Zukunft

Wie werden Unternehmen fit für die Arbeitswelt der Zukunft? Ohne fachkundige Beratung sind die Herausforderungen der revolutionierten Arbeitswelt kaum zu meistern. Wie Unternehmen erfolgreich wachsen und agieren.

Die Zukunft der Arbeit ist dynamisch, agil und digital. Innovative Technologien bieten großes Wachstumspotential. Die Digitalisierung verändert aber auch die Art und Weise, wie Arbeit organisiert wird. HR kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. So muss sie den digitalen Transformationsprozess im Unternehmen proaktiv begleiten und sich gleichzeitig selbst verändern. Um diesen Wandel zu meistern und unternehmerisches Wachstum zu garantieren, bedarf es fachlicher Expertise und Unterstützung.

Start-ups müssen lernen, strukturiert zu wachsen – und etablierte Unternehmen sollten versuchen innovative Technologien und den Spirit eines agilen Start-up zu integrieren.

Finden Sie hier den vollständigen Artikel.

Für weitere interessante Impulse zum Thema Arbeitswelt der Zukunft, hören Sie sich gerne die Folge „New Work vs. Old Work“ aus dem Podcast Arbeit im Wandel an. Unser Partner Dr. Wolfgang Appel, Professor für Personal- und Servicemanagement, argumentiert, wieso New Work und Agilität nicht immer und überall passend ist und welche Vorteile klare Hierarchien vor allem in Rahmenbedingungen außerhalb der Wissensarbeiter-Blase haben.

Mit der Einführung digitaler HR-Tools ist es nicht getan

Grundsätzlich führen digitale HR-Tools zu mehr Effizienz. Mit ihrer Einführung ist es jedoch nicht getan. Wir haben aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung drei neuralgische Punkte ausgemacht, mit denen die HR-Digitalisierung steht oder fällt.

  • Der erste Schritt ist aus unserer Sicht immer eine Mehrwertbetrachtung – über die reinen Kosteneinsparungen hinaus.
  • Der zweite wichtige Punkt ist die Auswahl der Mitarbeiter in der Projektphase. Wir haben für die Auswahl der richtigen Akteure sogar ein eigenes Assessment entwickelt.
  • Der dritte Punkt ist die Antwort auf die Frage, wie neue, digital aufgestellte HR das Unternehmen verändern.

Lesen Sie hier den vollständigen Artikel.

Neue HR-Cloudsysteme sind Managementsysteme mit HR-Inhalten

HR-Cloudsysteme – Über die Digitalisierung des HR-Managements und ihre Herausforderungen.

Die neuen, cloudbasierten HR-Systeme greifen weit in alle Winkel des Unternehmens hinein und werden somit zu Managementsystemen mit HR-Inhalten, bei denen jeder Mitarbeiter und jede Führungskraft auch Zugriff erhält – selbstverständlich eingeschränkt im Rahmen der Berechtigungskompetenz.

Um eine geeignete HR-Architektur zu entwickeln und zu etablieren, die bei den täglichen, immer wiederkehrenden Abläufen hilfreich ist und viel Zeit spart, ist es notwendig, im Voraus diverse Fragen zur HR-Strategie und dem HR-Geschäftsmodell zu klären.

Hier finden Sie den vollständigen Artikel.

Digitale HR – Herausforderung für die Chefs

Digitale HR – Die Digitalisierung der HR-Prozesse (Human Resources) stellt Führungskräfte eines Unternehmens vor besondere Aufgaben und ist auch eine Frage der Kultur.

Die digitale Revolution schreitet unaufhaltsam voran und das gilt auch für den Bereich der Human Resources (HR). Besonders herausgefordert sind die Führungskräfte. Die Digitalisierung verändert Aufgabenfelder, Abläufe und Verantwortlichkeiten.
Neben geänderten Kompetenzanforderungen bedarf es auch eines neuen Kultur- und Führungsverständnisses. Nur durch konsequenten Einsatz digitaler Medien, Prozesse und Systeme können die Herausforderungen an HR zukünftig gemeistert werden. Denn die neuen technischen Möglichkeiten der HR-Cloud-Systeme haben immense Vorteile für den Bereich der Human Resources: Prozesse werden schneller, eingefahrene Strukturen werden hinterfragt und im Bedarfsfall verändert.

Finden Sie hier den vollständigen Artikel.

Die digitale HR-Organisation – Wo wir stehen, was wir brauchen

Die digitale HR Organisation

Die digitale HR-Organisation – Quo vadis, Personalmanagement?

Dieses Buch macht Lust auf die digitale Transformation des Personalwesens und bietet eine solide Ausgangsbasis für alle, die den Wandel mitgestalten.
In 22 Beiträgen geben wir HR-Experten aus Wissenschaft und Praxis Einblick in zentrale Handlungsfelder und Entwicklungsbereiche.

Sie skizzieren Wege zur HR-Organisation der Zukunft und zeigen:

  • wie die Digitalisierung HR-Zielbilder und -Geschäftsmodelle verändert
  • warum Personalmanager ein erweitertes Kompetenzenset brauchen
  • wie HR-Abteilungen ihre Strukturen, Prozesse und Systeme umkrempeln
  • welchen Nutzen HR-Analytics, künstliche Intelligenz oder Robotik bringen
  • was im Hinblick auf Arbeitsrecht und Datenschutz zu beachten ist
  • wie die Personalfunktion Impulse in der Organisationsentwicklung setzt

Informationen und Zusammenfassungen können Sie in der 03/2018 Ausgabe der Fachzeitschrift „Personalwirtschaft“ nachlesen oder hier die gebundene Ausgabe erwerben.

Herausgeber: Prof. Dr. Wolfgang Appel und Michael Wahler, Luchterhand Verlag, München 2018

 

Digitale HR Organisation

Digitale HR Organisation

HR-IT als Motor im Rahmenwerk für HR-Exzellenz

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Von HR-Datenmanagement und digitalen Akten über Workflows bis zu HR-Intelligenz und Aufgabenmanagement.

HR-Exzellenz wird durch die vier Parameter Strategie, Organisation, Portfolio und Effizienz definiert. Ein wesentlicher Treiber für die Effizienz stellt die Unterstützung der Prozesse mit angemessenen IT-Systemen dar. Durch die richtigen Systeme und deren Integration wird sowohl die Leistungsfähigkeit als auch die Qualität der Prozesse gesteigert und führt damit zu HR-Effizienz. Daher erweist sich die HR-IT zunehmend als der Motor und Antrieb bei der Erreichung von HR-Effizienz und damit auch HR-Exzellenz.

Personalarbeit wird heute in allen Unternehmen durch IT-Systeme unterstützt. Selbst kleine Unternehmen mit nur einem Mitarbeiter verwenden indirekt bei ihrem Steuerberater Software für die Entgeltabrechnung. Mit zunehmender Mitarbeiterzahl steigen die Anforderungen an die Personalarbeit. Daher ist es wesentlich, dass die Auswahl der IT-Unterstützung für die HR-Prozesse unter anderem an die Besonderheiten, die Anforderungen, die Kultur und die Strategie des Unternehmens angepasst werden muss und somit angemessen sein sollte. Sicherlich sollte die IT-Unterstützung bei Großkonzernen anders ausgeprägt sein als bei KMUs. Die Effizienz kann daher nur relativ gemessen werden, immer in Abhängigkeit der Angemessenheit und der Ausprägung der Systeme. Effizienztreiber hingegen können unabhängig von den unternehmensindividuellen Rahmenbedingungen definiert werden.

Zwei Reifegradkriterien: Grad der Systemunterstützung und Integration

Die Effizienz lässt sich anhand zweier Reifegradkriterien beurteilen: Systemunterstützung und Integration (s. Abbildung 1). Es ist wichtig zu erarbeiten, welche Effizienztreiber in welcher Ausprägung mit IT unterstützt werden sollen (Systemunterstützung). Eine Unterstützung mit Excel oder Word ist in der Regel besser als Papier aber weniger leistungsfähig als eine dedizierte Applikation. Dennoch kann bei der wirtschaftlichen Betrachtung eine Lösung mit Microsoft Office Komponenten angemessen sein.

Die Zukunft beginnt heute – auch für die HR-Funktion!

Demografie-HR-Blog – Was du heute kannst besorgen, verschieben viele gern auf morgen…
Die Auswirkungen des demografischen Wandels und seine Konsequenzen für die HR-Funktion werden seit langem in epischer Breite als Zukunftsaufgaben in allen Medien thematisiert. Diese „Zukunftsaufgaben“ haben HR-Funktionen bereits gestern eingeholt! Vielfach fehlt die Einsicht und die Konsequenz, HR-Funktionen zukunftsorientiert auszurichten.

Diese fehlende Konsequenz im Handeln mag daran liegen, dass stets von Zukunftsthemen gesprochen wird und damit der Eindruck entsteht, es hat Zeit bis morgen. Der zukunftsfähige Umbau von HR-Funktionen hat aber nicht mehr Zeit bis morgen.

Hierzu ein paar Fakten. Die Generation „Baby Boomer“ wird bald verrentet, die „Generation Y“ weiß noch nicht was sie will und lässt sich anscheinend nicht mit dem etablierten Anreizsystem „Geld für Arbeitszeit“ ködern. Die Anzahl der Erwerbsfähigen wird bis 2050 signifikant sinken. Kurzum, durch die verschiedenen Faktoren verwandelt sich der Arbeitgeber-Arbeitsmarkt zum Arbeitnehmer-Arbeitsmarkt.

Die Grafik zeigt die Veränderung der Altersstruktur und damit verbunden wird auch ein Wandel der Werte in Unternehmen einhergehen. Dieser Wandel wird die Personalarbeit verändern. Zunächst beispielhaft mögliche Konsequenzen aufgrund der Veränderungen:

  • Die Lebensarbeitszeit verlängert sich
  • Der Wettbewerb um qualifizierte Ressourcen steigt
  • Die durchschnittliche Betriebszugehörigkeit sinkt
  • Wissen und Erfahrungen der Mitarbeiter werden wertvoller
  • Die Bindung der Mitarbeiter ans Unternehmen wird wichtiger
  • Flexibilität wird zum Erfolgsfaktor

Was müssen HR-Funktionen jetzt aktiv betreiben?

Es sind vier Kernthemen die zukünftig diesen Symptomen entgegenwirken können. Erstens die Beschaffung, zweitens die Befähigung, drittens die Bindung und immer wichtiger und intensiver wird viertens die Betreuung der Mitarbeiter.

Bei der Beschaffung geht es nicht mehr um die Optimierung der Auswahlverfahren, sondern darum eine ausreichend große Anzahl an Bewerbern zu finden. Eine Lösung dafür kann das Active Sourcing sein. Dieser Prozess beginnt bei den Suchverfahren und zieht sich damit durch die sozialen Netzwerke bis hin zu Unternehmen, wo sich die Young Professionals finden lassen. Die aktive Ansprache und Abwerbung kann nicht durch monetäre Anreize allein verhindert werden.

Die Befähigung der Mitarbeiter beinhaltet die Sicherstellung der Beschäftigungsbefähigung über das 60. Lebensjahr hinaus. Dazu müssen sowohl die Arbeitsplätze als auch die Mitarbeiter durch Gesundheitsmaßnahmen in die Lage versetzt werden. Befähigung heißt aber auch fachliche Schulungen Qualifizierung und Ausbildung. Insbesondere bedeutet es aber auch aktiven Wissenstransfer. Dieser Transfer muss organisiert werden. Das Thema Wissensmanagement ist heute weitgehend negativ belegt, da viele mit der Einführung gescheitert sind. Dies liegt daran, dass überwiegend die Einführung einer Datenbank zur Ablage von Dokumenten darunter verstanden wurde. Dabei sind Medien lediglich ein Baustein in einer nachhaltigen Wissensorganisation. Weitere Bausteine neben angemessenen Medien sind individuelle Anreize, Befähigung der Mitarbeiter zur Wissensaufbereitung und -vermittlung für den Wissenstransfer sowie Strukturen, die den Transfer organisieren, Zielerreichung aus den Anreizsystemen überprüfen und die Qualität sichern.

Das Konzept der Mitarbeiterbindung ist am stärksten vom Wertewandel betroffen. Die Führung der Mitarbeiter wird dabei zum wesentlichen Bindungsinstrument. Damit kann man dem Entstehen eines Entgeltwettbewerbes teilweise entgegenwirken, da monetäre Bindung in aller Regel nur sehr kurzfristig Wirkung zeigt. Mittels Cafeteria-Systemen lassen sich individuelle Wahlmöglichkeiten und damit Anreizsysteme schaffen, die aufgrund ihrer Individualität und Flexibilität zu Nachhaltigkeit führen.

Zu guter Letzt ist die Betreuung der Mitarbeiter die zentrale Aufgabe der Personalarbeit. Das Thema „Betreuung“ wirkt nur auf den ersten Blick traditionell. Im Zuge von Virtualisierung, Individualisierung und Dezentralisierung bedarf es der Steigerung der Mobilität. Mobilität in der Personalarbeit durchzieht nahezu alle Prozesse und beginnt bei mobilen Recruitern und endet bei der Betreuung der Mitarbeiterin während der Mutterschutzzeit.

Aus Sicht der Personaler lässt sich nur hoffen, dass die Konjunktur nicht zu gut sein wird in den nächsten Jahren, denn dann bleibt noch etwas Zeit, um sich auf die Herausforderungen vorzubereiten. Bis dahin sollte der zukunftsorientierte Umbau der HR-Funktionen angegangen werden.